É perceptível que as empresas estão se movendo no sentido de tornar pelo menos um trabalho parcial de casa uma parte permanente de seu plano de negócios.
Os funcionários estão aproveitando a flexibilidade de estar em casa e economizando dinheiro impedindo o deslocamento diário.
Enquanto isso, as empresas estão economizando em despesas gerais. O dinheiro que antes era para aluguel, eletricidade e aquecimento agora pode ser alocado para o crescimento de seus negócios, oferecendo mais serviços ou mesmo reduzindo seus preços.
E isso também vale para empresas de administração de imóveis
Em uma pesquisa recente realizada, 56% dos administradores de propriedades disseram que permitiram que alguns ou todos os seus funcionários trabalhassem remotamente devido ao COVID-19.
E 37% dizem que não teve impacto na eficiência e eficácia de sua equipe. Na verdade, 36% dizem que realmente melhorou.
“Não temos mais intenção de manter grandes escritórios!”, diz Eduardo de Souza da Império dos Imóveis no Brasil.
Percebemos que muitos outros empresários concordam. “Precisamos mais da quantidade de espaço de escritório que temos? Provavelmente não. Acho que o espaço de escritório vai se tornar um pouco supérfluo depois dessa pandemia.”
Portanto, a questão agora não é se os gerentes de propriedade devem mudar para uma equipe remota, mas sim como eles podem tornar a mudança permanente.
Nos últimos anos, o debate oscilou sobre se os funcionários remotos são o futuro do trabalho. Algumas empresas elogiaram seus benefícios, enquanto outras alertaram que isso levaria à diminuição da produtividade e aos desafios de comunicação.
E houve alguns desafios. Mas o método de teste de fogo a que os gerentes de propriedade foram submetidos levou a algumas soluções interessantes para os desafios mais comentados, a saber, comunicação, moral, responsabilidade e processo e operações.
Mantendo Sua Comunicação
A comunicação está no centro de qualquer negócio de administração de propriedades de alto funcionamento – e nunca faltam mensagens entre proprietários, residentes e funcionários.
De acordo com a pesquisa, 54% dos administradores de propriedades dizem que estão se comunicando com os residentes com mais frequência devido ao COVID-19.
Também é verdade que a falta de um ambiente de escritório significa que os administradores de propriedades precisam intensificar a comunicação entre os funcionários. E alguns administradores de propriedades criaram maneiras inovadoras de fazer exatamente isso.
Para Eduardo, é importante ver seu pessoal de operações centrais todos os dias. Ele usa ferramentas de videoconferência mais tradicionais, como o Skype, WhatsApp e outros, mas sempre integra novas soluções para manter as pessoas em contato o dia todo, combinando mensagens de texto, videoconferência e imagens, para manter as comunicações abertas e constantes.
“Quero ter certeza de que eles estão me vendo e eu os estou vendo, e que eles também estão se comunicando. Acho isso muito importante ”, diz Eduardo.
Quando e como você se comunica com proprietários e residentes também é importante.
“Não quero perder o toque humano, o que é muito fácil de fazer ao usar a tecnologia”, diz. Ele disse também que, quando alguém tem uma solicitação de manutenção, tenta ser o mais ágil possível, avisando que a solicitação foi recebida, qual é a solução e qual é o prazo, onde a qualidade das comunicações é o que importa.
Ele respondeu a pedidos e perguntas de forma mais aprofundada. Em vez de simplesmente responder para reconhecer um e-mail, sua equipe responde com respostas concretas. É uma grande mudança perceptível e que continuará a durar.
Engajamento da equipe e moral
À medida que todos se mudavam para seus escritórios em casa, era naturalmente difícil manter o senso de equipe e as pessoas motivadas. É claro que a falta de moral pode ter um efeito direto sobre seus proprietários e residentes, bem como sobre seus funcionários.
O que é surpreendente é que a pesquisa, descobriu que nem todas as empresas de administração de propriedades sofreram com a perda de moral.
Na pesquisa, 37% disseram que permitir que os funcionários trabalhassem remotamente não teve impacto sobre o moral, enquanto 33% disseram que realmente melhorou.
É claro que a comunicação aberta e frequente ajuda muito a manter viva a cultura de uma equipe. Mas há outras pequenas coisas que as empresas de administração de propriedades estão fazendo, caso percebam que o moral está caindo.
“Mais do que tudo, é apenas dar um tapinha nas costas das pessoas e, especialmente, dizer que percebemos que isso é estranho”, diz ele.
Aumentando a produtividade
De acordo com Dados colhidos do trabalho remoto, a partir de meados de abril, 38,4% dos gestores imobiliários disseram que seu maior desafio era manter a equipe produtiva e engajada.
Certamente exigiu muito mais comunicação e algum pensamento inovador para manter as tarefas importantes no radar de todos.
Quando você está em um ambiente de escritório, é fácil encontrar um membro da equipe e pedir um acompanhamento sobre algo que foi incumbido de fazer. Com todos em casa, pode levar algum tempo para as pessoas entrarem em contato com você ou você pode se distrair com outra coisa.
Descobrimos que isso estava acontecendo com várias equipes, então foi elaborado um relatório pelo qual os profissionais passam em uma de suas reuniões quinzenais, onde metodicamente discutem questões relacionadas a residentes, proprietários, vendedores e outros tópicos. Ele pergunta sobre novos problemas, progresso nos atuais e bloqueadores.
Ao organizar uma reunião onde todos sabem que serão responsáveis por relatar suas tarefas, normalmente descobre-se que a produtividade melhorou.
Flexibilidade e Equilíbrio Trabalho-Vida
“Se alguém chegava dois minutos atrasado [para o trabalho], ficava louco”, diz Eduardo sobre os dias em que eles tinham um escritório operante. Mas ele aprendeu que com todos em casa, desde que o trabalho seja feito, a flexibilidade é realmente útil para a empresa e seus funcionários.
O mesmo destacou que, ele tem um funcionário com dois filhos pequenos que estiveram em casa durante a crise do COVID-19. Ele descobriu que poderia estar lá para eles durante o dia e depois pôr o trabalho em dia às 4 da manhã. E enquanto ele estiver acessível, está tudo bem para a empresa.
“Meus funcionários estão mais felizes e estão trabalhando mais duro por mais tempo”, diz ele e com isto estão obtendo mais resultados e melhor faturamento.
Mas há um equilíbrio que deve ser alcançado. É tão fácil para o trabalho e a vida doméstica se misturarem quando seus funcionários estão sentados à mesa da cozinha em vez de na mesa do escritório.
E Eduardo reconhece que se seus funcionários estiverem se conectando às 18h ou 4h, provavelmente vão cuidar de assuntos pessoais durante o horário comercial normal.
Se um funcionário quiser sair e fazer compras durante o dia, desde que atenda ao telefone, Eduardo diz: “Não me importa. E isso é completamente diferente de onde estávamos há seis meses. ”
Esse entendimento é muito importante para manter sua equipe equilibrada e saudável durante um período que não é propício para esses hábitos.
Ele até citou um artigo recente publicado que, diz: “Queremos que as pessoas estejam presentes em todos os aspectos de suas vidas: presentes no trabalho e com suas famílias, e capazes de se dedicar integralmente a esses dois empreendimentos. Se alguma das peças estiver faltando, o todo sofre.”
Escolhendo a pilha de tecnologia certa
O gerenciamento de propriedades pode ser um negócio muito prático, em que você está no campo, conversando com residentes, possíveis residentes, proprietários e membros da comunidade.
Mas ir à distância e se ajustar ao novo meio normal abraçando uma pilha de tecnologia sólida e recorrer a soluções digitais para o máximo de negócios possível.
Ele disse, por exemplo que, está muito interessado em usar software para expandir seus negócios. “Quero ter uma equipe mais capacitada tecnologicamente. Se um software custa R$ 30.000,00 por ano, bem, quanto custaria um funcionário? ”
“Não podemos mais ser antiquados.”
Pense em todas as coisas que você faz para manter sua empresa funcionando. Você pode encontrar uma solução digital para isso? Aqui estão alguns exemplos de tarefas e processos com os quais a tecnologia pode ajudar.
Comunicação
Aplicativos como Marco Polo, Slack, Skype, WhatsApp Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts e Handshake podem manter sua equipe conectada. (Bônus adicionado: o aperto de mão inclui jogos em grupo, que podem ser usados para impulsionar a cultura da equipe.)
Pagamentos
Na pesquisa, 22% dos administradores de imóveis disseram que agora permitem que os residentes paguem o aluguel com cartão de crédito em resposta ao COVID-19 e muitos já até adotaram o PIX como forma de pagamento.
Aplicativos de pagamento online como o Juno e PagSeguro também são populares. Por fim, as plataformas de gerenciamento de propriedades permitem pagamentos de residentes e proprietários, além de contabilidade e rastreamento.
Assinaturas de aluguel e outra documentação
Ferramentas de assinatura de aluguel online como e o armazenamento de documentos mantêm toda a papelada associada a uma propriedade em um só lugar. Um software de gerenciamento de propriedade pode ajudá-lo a manter todo o seu ciclo de locação sob controle.
Demonstrações de propriedade
As apresentações pessoais, os passeios virtuais e as fotos 3D tornam irrelevante a necessidade de apresentações pessoais. Reconhecemos que esta é uma grande mudança cultural, mas passou a contar com o inquilino para auto-exibição de suas propriedades. Na verdade, 48% dos gestores de propriedades pesquisados disseram que adotaram tecnologias para permitir passeios virtuais ou apresentações para propriedades vagas como resultado direto do COVID-19.
Manutenção
As plataformas de gerenciamento de propriedades permitem que os residentes relatem problemas de manutenção por meio de seus smartphones. Os gerentes de propriedade podem atribuir e rastrear cada problema do início ao fim.
Desde o início da pandemia, Eduardo diz que sua equipe tem recebido mais solicitações de manutenção do que nunca. Seus residentes descobriram os benefícios de um sistema de solicitação de manutenção online, algo que ele gosta de ver.
Processos e Documentação
“Demora dois meses para superar a aglomeração no início”, diz Eduardo. Ele sabe, porque um de seus escritórios teve que fechar inesperadamente quando o átrio de seu prédio desabou. Isso aconteceu cerca de 6 meses antes da erupção da pandemia.
O prédio foi condenado e todos os negócios dentro dele foram impedidos de voltar. Eduardo0 invadiu para pegar os computadores e talões de cheque e, no dia seguinte, a empresa teve que descobrir sistemas telefônicos, compartilhamento de arquivos e uma série de novos desafios.
Levará algum tempo para estabelecer processos conforme sua empresa muda para a nuvem. Mostrar propriedades, assinar contratos de aluguel, aceitar e rastrear ordens de serviço e até mesmo integrar novos membros da equipe envolverá novas etapas e tecnologias.
Estabeleça com sua equipe o software que você usará para cada elemento do negócio, desde aplicativos de comunicação até plataformas SaaS de gerenciamento de propriedades. Configure sessões de treinamento para cada membro de sua equipe e documente cada novo processo para futuros funcionários.
Finalmente, é importante analisar e avaliar seus processos a cada poucos meses a um ano para determinar o que está funcionando e o que precisa ser melhorado.
Mudanças na equipe
A mudança para um escritório remoto também pode significar uma mudança na equipe. À medida que você muda para mais soluções de tecnologia, pode precisar de um especialista no setor.
Enquanto isso, você pode descobrir, infelizmente, que outros cargos na equipe não são mais necessários. Por exemplo, um gerente de escritório pode não fazer mais sentido, pelo menos no antigo formato.
Avalie cuidadosamente as necessidades de sua equipe. Conforme você muda para mais soluções de tecnologia, você pode encontrar uma nova necessidade para um upgrade, ou outra função que não esperava.
Para novas funções, é absolutamente normal conduzir entrevistas online, onde percebemos que, as empresas estão recorrendo esmagadoramente as ferramentas de comunicação online para entrevistar e contratar novos funcionários.
Depois de contratar alguém, certifique-se de ter a integração adequada para novos membros da equipe remota em um drive compartilhado.
A pergunta foi feita e respondida. Os gerentes de propriedades e seus funcionários querem ficar remotos pelo menos parte do tempo, senão completamente – seja por causa da pandemia ou como resultado de como o trabalho em quarentena mudou permanentemente nossa mentalidade. Ao eliminar o escritório, eles descobriram que podem alocar fundos antes usados para despesas gerais para expandir seus negócios, expandir suas ofertas de serviços e ser mais ágeis.
E eles podem fazer tudo isso sem prejudicar a produtividade ou o moral. Em alguns casos, eles até viram melhorar.
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